本系统采用的是比质比价的采购方式，即在采购时对供应商的产品质量、价格等因素进行综合评价，从而挑选出最佳供应商。这种方法适用于采购金额不太高，数量需求大且采购活动频繁的物资。松江铜业集团的采购对象主要是各种矿山设备及零部件、冶金辅助材料以及能源产品——完全适合比价采购。

本系统的作用主要有：

(1)优化了供应商资源 本系统建立了供应商评价制度，对供应商资源进行了优化，大力削减了中间商，剔除了不合格的供应商。这样，企业就能维护起一个信誉好、规模大、产品质量优的大型供应商群体[2]。

(2)降低了采购价格 比价的采购方式使供应商之间能够充分的竞争，从而竞相杀价，使采购商坐收渔利。进货价格的降低必然会使生产成本下降，使采购商在价格上占有竞争优势。

(3)提高了采购效率 采购人员选择供应商时会因为几家供应商的报价各有所长而犹豫不决，本系统以评分的方式，可以快速而明显地对比出各供应商报价的高下，提高了采购效率。

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本系统的功能需求大体如下：

(1)管理采购计划 本系统对从制定本月采购计划，到提交审批，再到根据审批意见对本月采购计划作适当的修改，最后审批通过发布实施的整个流程进行阶段跟踪和控制，找出引起采购计划堆积的环节，以达到管理并缩短采购计划的审批流程的目的。本系统支持对本月采购计划进行即时的查询，以及对以往的采购计划使用采购计划编号、年月和全部的多方式查询，以达到让用户掌握采购部门的采购需求的变化情况而及时调整采购策略的目的。

(2)管理供应商 本系统对供应商从建立联系到保持长期合作，有一个维持与供应商联系的功能。本系统维护每一个供应商的包括企业基本信息、联系方式以及信誉的详细资料，以达到监督审核供应商的目的。本系统支持根据供应商的合作表现的反馈，灵活评价每位供应商的信誉情况，以达到快速适应原材料市场变化的目标。本系统在供应商管理上还充分尊重采购员的判断，将供应商管理的权利下放到每个采购员手中，而管理人员只保留监督审核的权力。本系统也充分保护了不同采购员的商业隐私，使他们只对自己的供应商开展工作，避免了工作中的交叠，也提高了采购员的工作积极性。

(3)管理报价单 本系统对从制定报价单，到提交审批，再到根据审批意见对报价单作适当的修改，最后审批通过正式生效的整个报价单流程进行阶段跟踪和控制，找出引起报价单堆积的环节，以达到管理并缩短报价单的审批流程的目的。本系统支持对各供应商的报价单进行即时的查询，以及对以往的报价单使用报价单编号、供应商编号和年月以及全部的多方式查询，以达到让用户掌握各供应商对同种物料的报价走向以及各供应商的供货特点，而及时调整采购对象的目的。本系统对不同采购员之间屏蔽他人的供应商的报价情况，使其能专注自己的工作。

(4)管理物料 本系统支持对不同物料的分类管理，能够增加新物料，删除过时的物料和修改物料的信息。本系统在物料信息中还专门加入了物料图片的维护，使每种物料都有图片做外观说明，对于过期的图片本系统还可以上传更新。本系统可以为不同名称和规格的物料指定适合其采购特点的比价规则，以达到比价的正确性和合理性。

(5)管理比价规则 本系统支持比价规则的增加、删除和查询操作，以达到维护一个全面涵盖各种物料的采购特性的比价规则库的目的，在为物料指定比价规则时便于选取合适的比价规则。对于不能满足物料采购特点的比价规则，本系统可以删除。

(6)管理比价单 本系统对从生成本月比价单，到提交审批，再到根据审批意见对其他表单作适当的修改并重新生成比价单，最后审批通过供决策时使用的整个流程进行阶段跟踪和控制，找出引起比价环节的问题，以达到管理并缩短比价单审批流程的目的。本系统在生成比价单时通过比价算法，综合评价每位供应商对采购计划中不同物料的报价，并按物料的不同对供应商进行综合平分，并按分值的大小决定中标的供应商。本系统支持对本月比价单进行即时的查询，以及对以往的比价单使用比价单编号、年月和全部的多方式查询，以达到让用户掌握采购部门的决策记录而及时调整采购策略的目的。

(7)管理采购人员 作为一个完整的MIS系统，管理采购人员是必不可少的基本功能。本系统可以查看每个采购人员的个人信息和联系方式，以达到因人而异采取不同的管理方式的目的。本系统还提供对已离职的采购人员的半删除功能，即不做特殊查询不可见，这样既保留了离职人员的资料，又不失其干扰日常的采购工作。对于新入职的员工，本系统还支持对他们的材料审核并赋予职位权限的功能。

(8)维护个人信息 本系统对每位员工都维护个人信息和联系方式，并为每位员工提供查看、修改自己信息的功能。本系统还支持在个人信息中加入照片的功能，用户可以将自己的一寸照片上传到服务器，也可以上传新照片替换过时的照片，方便采购部门直观化、人性化管理。

(9)管理登录和注册 本系统对每位申请登录的用户进行身份验证，对于不同权限的用户引导其进入各自的工作环境，对于非本系统用户，隔离在本系统之外，以保证系统安全运行。对即将入职的员工，本系统提供了注册到系统的功能。新员工要如实填报个人资料，等待审批通过后即可登录进本系统。